УТВЕРЖДЕНО                   приказом председателя                   Чухломского районного суда                   Костромской области                   от « 31 » января 2023 года №

 

Положение об архиве

Чухломского районного суда Костромской области

 

1.     Общие положения.

1.1. Документы Чухломского районного суда Костромской области (далее - Суд), имеющие историческое, научное, социальное и экономическое  значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению: г. Чухлома - в  отделе по делам архивов администрации Чухломского муниципального района Костромской области, г. Солигалич - в секторе по делам архивов администрации Солигаличского муниципального района Костромской области.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством Российской Федерации, хранятся в архиве Суда.

1.2. Суд обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную  передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся за счет Суда.

 

1.3. В Суде для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Суд обеспечивает архив необходимым оборудованием в соответствии с Инструкцией «О порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56.

 

1.4. В своей работе архив Суда руководствуется:

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;

- Инструкцией «О порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56;

- настоящим Положением, другими законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, приказами и локальными нормативными актами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, суда.

 

1.5. Положение об архиве утверждается председателем Суда после согласования с соответствующим муниципальным архивом, источником комплектования которого является Суд.

1.6. Архив Суда работает по планам, утвержденным председателем суда, и отчитывается перед ним в своей работе.

 

2.     Состав документов архива.

 

В архив Суда поступают законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, в том числе по личному составу.

В Чухломском районном суде Костромской области (г. Солигалич) все законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения и «до минования надобности» поступают в архив после их надлежащего оформления.

 

3. Задачи и функции архива.

 

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. осуществление контроля за формированием и оформлением дел, поступающих на хранение в архив;

3.1.3. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.4. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством РФ.

 

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.2. систематизирует и размещает документы, поступающие в архив Суда;

3.2.3. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Суда;

3.2.4. оказывает методическую помощь специалистам суда в составлении номенклатуры дел Суда, контролирует правильность подготовки дел к передаче в архив Суда;

3.2.5. осуществляет подготовку и представляет на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

3.2.6 представляет на утверждение экспертно- проверочной комиссии архивного учреждения годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;

3.2.7 организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив, источником комплектования которого является Суд;

3.2.8 исполняет запросы организаций и заявления граждан о выдаче копий документов и архивных справок в установленном порядке;

3.2.9 выдает дела, документы в целях служебного и научного использования в установленном порядке;

3.2.10. ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.11. создает необходимый режим хранения дел.

 

4. Права архива.

 

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Суде;

4.2. запрашивать от специалистов Суда сведения, необходимые для работы архива;

4.3. требовать от специалистов Суда в установленном порядке ежегодного оформления дел согласно соответствующим правилам и сдачу документов в архив;

4.4. при обнаружении недостатков в формировании и оформлении дел не принимать дела от специалистов Суда до устранения замечаний;

4.5. привлекать специалистов Суда к проверкам наличия документов в архиве;

4.6. вносить предложения руководству Суда о мерах по улучшению обеспечения сохранности документов и совершенствованию материально-технической базы архива.

 

5. Ответственность.

 

5.1. Специалист, отвечающий  за ведение архива, несёт персональную ответственность:

5.1.1. за выполнение возложенных на архив задач и функций;

5.1.2. за нарушение установленных правил хранения, формирования и оформление дел в процессе текущего делопроизводства, а также уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению и передачи в муниципальный архив.

5.1.3. За утрату и порчу документов Архивного фонда специалист, отвечающий за ведение архива, несёт ответственность в соответствии с действующим законодательством.

 

                  СОГЛАСОВАНО

          Заведующая отделом по делам архивов

          администрации Чухломского муниципального

          района Костромской области                                        ______________         _______________

                                                                                                             (подпись)                   (расшифровка подписи)

 

              Дата

 

                

                    СОГЛАСОВАНО

          Заведующая сектором  по делам архивов

          администрации Солигаличского муниципального

          района Костромской области                                          ____________       __________________

                                                                                                                                            (подпись)                    (расшифровка подписи)

 

              Дата